Chăm sóc khách hàng bất động sản: lịch gọi lại, nhật ký và nhắc hẹn
Một khách mua nhà thường mất vài tuần đến vài tháng để quyết định, và nói chuyện với nhiều sale cùng lúc. Người chốt được không nhất thiết có căn tốt nhất, mà là người hiểu khách nhất và xuất hiện đúng lúc. Chăm sóc khách là một quy trình lặp lại được, không phải năng khiếu.
Bước 1: Ghi nhu cầu ngay lần gặp đầu
Hỏi và ghi lại: ngân sách (và nguồn tiền), khu vực, loại nhà, diện tích, số phòng, mua để ở hay đầu tư, ai là người quyết định, khi nào cần nhà. Ghi cả điều khách lo ngại — đó là thứ bạn sẽ dùng để chọn căn và để mở lời lần sau.
Bước 2: Mỗi lần liên hệ, ghi một dòng nhật ký
Sau mỗi cuộc gọi, tin nhắn Zalo hay buổi xem nhà, ghi một câu: đã nói gì, khách phản ứng ra sao, bước tiếp theo là gì. Ba tuần sau, khi khách gọi lại, bạn đọc lướt nhật ký là nhớ hết — khách sẽ cảm thấy được lắng nghe.
Mẫu ghi nhanh: “Gọi · đã gửi 3 căn Q.7 · thích căn góc, chê giá · hẹn thứ Bảy xem nhà”.
Bước 3: Luôn có ngày liên hệ tiếp theo
Không kết thúc cuộc trao đổi nào mà không có hẹn. Khách đang nóng: 1–2 ngày. Khách đang cân nhắc: 3–7 ngày. Khách tạm dừng: 2–4 tuần, kèm lý do để lần sau mở lời (“anh nói chờ thưởng Tết”). Mỗi sáng chỉ cần làm hết danh sách đến hẹn.
Bước 4: Theo dõi giai đoạn
Xếp khách theo giai đoạn — mới, đang tư vấn, đã xem nhà, đàm phán, đã chốt, tạm dừng — để biết mình đang có bao nhiêu khách gần chốt và dành thời gian cho đúng người.
Bước 5: Gửi căn có chọn lọc
Gửi ba căn đúng nhu cầu hiệu quả hơn mười căn đại trà. Gửi kèm ảnh thật, giá, diện tích và một câu vì sao căn này hợp với khách. Khi khách phản hồi căn nào, ghi vào nhật ký.
Làm trong Địa Bàn
- Khách hàng → Thêm khách hàng: ghi ngân sách, khu vực (nhiều nơi cách nhau bằng dấu phẩy), loại hình, diện tích, phòng ngủ, giai đoạn và ngày liên hệ tiếp.
- Bấm Gọi hoặc Zalo ngay trong danh sách; sau cuộc gọi, ghi nhật ký và chọn hẹn lại sau 1, 3, 7 hoặc 14 ngày.
- Trang Hôm nay hiện khách đến hẹn, việc cần làm và tin đăng sắp hết hạn; bật nhắc việc 7:30 để nhận thông báo mỗi sáng trên điện thoại.
- Mở hồ sơ khách để xem các căn phù hợp; chọn vài căn và gửi một bộ sưu tập — khách mở link, bấm “Quan tâm” vào căn thích, bạn thấy ngay trong app.
- Bấm vào ô giai đoạn ở đầu danh sách để lọc khách theo giai đoạn.
Muốn luyện cách trả lời khi khách chê giá hay so sánh với nơi khác? Mục Luyện tư vấn có các tình huống mẫu và danh sách tự đánh giá. Xem thêm: tiêu chí chọn phần mềm quản lý khách hàng.